Dokumenty w postaci plików cyfrowych stają się priorytetem dla osób, które przede wszystkim stawiają na komfort swojej pracy, jej maksymalną efektywność oraz bezpieczeństwo. Digitalizacja dokumentów trwa już w wielu przedsiębiorstwach, niezależnie od tego, czy chodzi o małą firmę, czy dużą korporację. Ci, którzy dokonali tego jako jedni z pierwszych, mogą cieszyć się uzyskaną przewagą nad konkurencją. Praca z elektronicznymi wersjami plików pozwala bowiem na jeszcze większe zaoszczędzenie jakże cennego czasu oraz miejsca.

Praca zdalna a digitalizacja dokumentów

Coraz bardziej popularna forma pracy zdalnej udowodniła wielu firmom, że digitalizacja dokumentów jest procesem koniecznym. W dużym skrócie polega ona na zamianie tradycyjnej, papierowej formy dokumentu na jego odpowiednik w pliku cyfrowym. Cały proces odbywa się z wykorzystaniem skanerów przemysłowych. Początkowo tego typu procesy zostały przeprowadzane głównie w bankach, firmach ubezpieczeniowych, oraz innych firmach związanych z branżą finansową. Z czasem jednak zainteresowanie tym rozwiązaniem rośnie i staje się coraz bardziej popularne w praktycznie wszystkich branżach.

Forma pracy zdalnej opiera się na wykorzystaniu komputera i wykonuje się ją zazwyczaj z własnego domu lub innego miejsca, które nie jest siedzibą firmy. Z tego powodu dostęp do dokumentacji jest bardzo ograniczony, a dostarczenie ich do domu pracownika oraz wdrożenie procedur, których wymaga bezpieczeństwo zawartych w nich danych, jest zbyt skomplikowane i nieopłacalne. Z tego właśnie powodu, szczególnie firmy specjalizujące się w sprawach kadrowo-płacowych decydują się na digitalizacje dokumentów, ponieważ posiadają bardzo restrykcyjne przepisy, które związane są z ochroną danych osobowych – sprawdź szczegóły na: www.pwc.pl/pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow.html.

Jakie dokumenty możemy dygitalizować?

Cyfrowym plikiem mogą zostać wszystkie dokumenty, począwszy od tych prostych finansowych, po złożone akta osobowe oraz umowy handlowe. Najczęściej jednak dygitalizuje się raporty kasowe, faktury, wyciągi bankowe oraz paragony czy potwierdzenia zakupu. Jeśli więc proces digitalizacji zostanie dobrze zaplanowany, sam jego przebieg jest bezproblemowy i pozwala zachować ciągłość we wszelkich procesach. Jeśli jednak nie jesteśmy pewnie, czy damy sobie sami z nim radę warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy specjalizującej się w tej dziedzinie. Z jej pomocą zaplanujemy szereg prac, odpowiednio skonfigurujemy sprzęt, oraz odpowiednio kategoryzujemy wszelkie dokumenty. Pozwoli to na sprawne działanie naszej firmy.